Das Gespräch führten Neslihan Arikan und Rosella Benati, Geschäftsführung des ZMI

Christina Boeck leitet seit Dezember 2022 das Ausländeramt Köln. Seit nunmehr fast 20 Jahren ist Frau Boeck im Amt tätig und war zuletzt bereits stellvertretende Leiterin des Ausländeramtes und Leiterin der Abteilung Grundsatz. Das Ausländeramt ist die zentrale Behörde in Hinblick auf Themen der Migration und Integration in Köln – und trifft entsprechend der gesetzlichen Grundlagen Entscheidungen, die sich konkret auf Bleiberecht, Identität und Zukunft von Menschen auswirken können. Mehrsprachigkeit hat in diesen Kontexten eine enorme Bedeutung. Im Gespräch ordnet Christina Boeck nicht nur die Rolle von Mehrsprachigkeit für das Amt ein, sondern stellt sich auch kritischen Nachfragen zu Sprachbarrieren und Machtasymmetrien und macht deutlich, welche vielfältigen Strategien das Amt einsetzt in dem Bestreben, diese abzubauen. Dabei werden Herausforderungen deutlich, aber auch die klare Aussage:

„Niemand muss sich im Kontakt mit uns ohnmächtig fühlen (…). Wir setzen wirklich alle uns zur Verfügung stehenden Möglichkeiten ein, um über Sprachbarrieren hinwegzuhelfen.“

ZMI: Liebe Frau Boeck, Sie leiten das Ausländeramt Köln. Welche Rolle spielt Mehrsprachigkeit im Ausländeramt und mit welchen Herausforderungen in Bezug auf Sprache und Mehrsprachigkeit kommen Sie im Alltag am häufigsten in Berührung?

Christina Boeck: Als ich vor 18 Jahren im Ausländeramt angefangen habe, da hieß es noch wie selbstverständlich „Amtssprache ist Deutsch“. Dadurch waren auch die Mitarbeitenden, die mehrere Sprachen beherrschten, gehemmt, ihre Sprachen im Arbeitsalltag gewinnbringend einzusetzen. Das hat sich erfreulicherweise sehr stark gewandelt. Zwar laufen Verfahren und Dokumentationen weiterhin auf Deutsch, aber die Kommunikation am Schreibtisch ist schon lange nicht mehr ausschließlich deutsch. Ich erlebe mittlerweile, dass die Mitarbeitenden wirklich von jetzt auf gleich vom Deutschen zum Beispiel ins Englische wechseln. Oft ist es auch hilfreich, dass sie die Sprachen nutzen, die sie aus ihren Familien heraus gelernt haben, zum Beispiel, um etwas zu erklären. Und das ist absolut gewinnbringend für die Ausländerbehörde. Es baut am Schreibtisch auch Distanz ab, wenn mal Türkisch, Russisch oder Arabisch gesprochen wird. Die Mehrsprachigkeit im Amt ist eine Bereicherung, senkt oft die Hemmschwelle im Kontakt und bei der Kommunikation. Gleichzeitig ist es aber auch immer ein bisschen ein Zufallsprodukt, welche Sprachen gerade vorhanden sind. Obwohl in der Behörde viele Menschen mit internationaler Familiengeschichte und unterschiedlichen Sprachkompetenzen arbeiten, ist es nicht so, dass diese Kompetenzen genau geplant flexibel eingesetzt werden können. Bei Entscheidungen, bei denen wir Menschen rechtlich belasten, beispielsweise im Falle von Ablehnungen oder Abschiebeentscheidungen, sind wir schon seit vielen Jahren vom Gesetzgeber verpflichtet, dabei eine Sprache zu nutzen, die die Person beherrscht. In der Regel ziehen wir dann für diese Aktion auch professionelle Dolmetscher*innen hinzu.

ZMI: Rassismuskritische Stimmen weisen auf den Zusammenhang von Sprache und institutionellem Rassismus hin und betonen, dass gerade Verwaltungsdeutsch für viele Menschen nicht nur unverständlich, sondern auch ausgrenzend sein kann. Die Stadt Köln schreibt sich immer mehr auf die Fahne, eine Willkommensbehörde zu sein bzw. zu werden. Dies stellt natürlich neue Ansprüche an Kommunikation. Wie weit ist Ihre Behörde Ihrer Einschätzung nach auf diesem Weg?

Christina Boeck: Das Thema Sprache und die Ausgrenzung durch Verwaltungsdeutsch betreffen meiner Ansicht nach nicht nur das Ausländeramt, sondern dies können wir auf alle Behörden gleichermaßen übertragen. Wir sollten grundsätzlich, auch gegenüber Menschen, die Deutsch sprechen, eine Sprache anwenden, die die Menschen gut verstehen und uns weg von diesem Bürokratiedeutsch entwickeln. Mir war es schon immer ein großes Anliegen und es hat mir Freude bereitet, komplexe Themen einfach zu erklären. Das versuche ich auch in mein Amt zu übertragen. Ich denke, es ist wichtig, dass dies bereits auf der Gesetzgebungsebene beginnt, denn die Gesetze sind häufig selbst für deutsche Muttersprachler*innen und sogar für mich, als studierte Juristin, sehr schwer zu verstehen. Im Willkommensbehördenprozess haben wir uns tatsächlich eher zum Ziel gesetzt, nach und nach unsere Kommunikation auf ein verständliches und einfaches Deutsch umzustellen. Das betrifft auch das Internet und einige Verfahren, die wir neu aufgelegt haben, wie zum Beispiel Informationsblätter zum Chancenaufenthaltsrecht. Da ist uns das aus meiner Sicht schon ganz gut gelungen und wir arbeiten daran, kontinuierlich noch besser zu werden. Manchmal ist es sehr schwer, die gesetzlichen Vorgaben in einer klaren, einfachen, nachvollziehbaren Sprache abzubilden und die Entscheidungen so zu formulieren, dass sie dennoch rechtsicher sind. Daran müssen und wollen wir weiterarbeiten.

ZMI: Welche Strategien setzen Sie darüber hinaus innerhalb des Amtes ein, um Sprachbarrieren mit Würde und Respekt zu überbrücken, Hierarchien abzubauen und trotz asymmetrischer Machtverhältnisse eine vertrauensvolle Kommunikation herzustellen. Wo bestehen noch Herausforderungen und welche weiteren konkreten Schritte sind Ihrer Meinung nach diesbezüglich notwendig?

Christina Boeck: Wir bieten beispielsweise Informationsmaterial bereits je nach Bedarf in verschiedenen Sprachen an. Wenn wir uns zum Beispiel an Menschen, die aus der Ukraine nach Deutschland gekommen sind, richten, dann in Ukrainisch und Russisch und meistens noch in Englisch. Auch der Internetauftritt der Stadtverwaltung Köln lässt sich relativ problemlos in mittlerweile 17 verschiedene Sprachen übersetzen. Das finde ich persönlich ganz toll. Wir versuchen, so viele Inhalte wie möglich dort darzustellen, damit die Menschen selbst die Möglichkeit haben, das in ihrer Sprache nachzulesen. Wir motivieren unsere Mitarbeitenden außerdem inzwischen, ihre eigene Mehrsprachigkeit einzusetzen, um über Sprachbarrieren im Erstkontakt und bei einfachen Gesprächen am Schreibtisch hinwegzuhelfen. Seit kurzem, also ganz aktuell, setzen wir auch elektronische Übersetzungsgeräte ein, um die Kommunikation am Schreibtisch sicherzustellen. Das ist eine Win-Win-Situation, denn so ist es nicht nur möglich, dass die Menschen in ihrer Herkunftssprache kommunizieren, sondern für uns fallen dadurch verwaltungseffizient auch viel weniger Termine aus, die vorher aufgrund von Sprachbarrieren nicht hätten durchgeführt werden können. Wichtig ist für mich, dass sowohl dieser Gedanke der Mehrsprachigkeit als auch die Entwicklung einer klaren, verständlichen deutschen Sprache auch in der Verwaltungsausbildung eine Rolle spielen müssen. Meines Wissens ist das noch nicht so und das finde ich sehr schade, denn da vertun wir viele Chancen, uns noch stärker innerhalb der Behörde in Bezug auf Mehrsprachigkeit und einfache deutsche Sprache zu entwickeln.

ZMI: In vielen migrantischen Communities herrscht ein Gefühl des „Nichtgehörtwerdens“. Wie wird innerhalb des Amtes mit Feedback von Betroffenen umgegangen, die sich sprachlich oder strukturell diskriminiert fühlen? Gibt es beispielsweise Beschwerdewege, die auch für Menschen, die wenig oder kein Deutsch sprechen, zugänglich sind?

Christina Boeck: Ehrlich gesagt bin ich mit diesem Feedback der Sprachbarriere gar nicht so stark konfrontiert bzw. das ist weniger, als Sie vielleicht denken. Ein größeres Konfliktthema sind eher die Erwartungen daran, was die Behörde leisten kann. Da fallen Erwartungen und die Leistungsfähigkeit der Behörde deutlich auseinander. Der Auftrag der Kölner Ausländerbehörde ist, ein gesetzliches Antragsverfahren abzuwickeln. Da bleibt in der Regel gar nicht mehr viel Zeit für die Kommunikation am Schreibtisch. Vieles läuft bereits vorher schriftlich, unabhängig von der Sprache. Eine Herausforderung ist für die Menschen aus meiner Sicht viel mehr, dieses Verwaltungssystem zu verstehen. Das gilt für die Menschen, die bereits länger in Deutschland leben ebenso wie für diejenigen, die neu gekommen sind. Die Kommunikation im Amt läuft überwiegend schriftlich. Verfahren „eins zu eins“ am Schreibtisch zu kommunizieren, ist oft zeitlich nicht möglich. Wenn beispielsweise jemand kommt und nicht weiß, wie man einen Antrag stellt, dann ist es für uns schwierig, das zu erklären und entsprechend zu beraten. Das Zeitfenster, welches wir für so einen Termin eingeräumt haben, reicht dafür nicht aus, weil es nicht unser Auftrag ist und wir deshalb auch nicht so ausgerichtet sind. Das heißt, schlichtweg fehlen uns dafür die Ressourcen. Deswegen ist es wichtig, die Menschen gegebenenfalls in eine funktionierende Beratungslandschaft zu verweisen. Auch das ist ja aktuell ein großes Thema, denn eine solche Beratungslandschaft muss finanziert werden. Ich bin sehr froh, dass es in Köln gelungen ist, hier finanzielle Mittel für 2026/2027 zur Verfügung zu stellen, denn das hilft uns als Behörde außerordentlich. Auf der anderen Seite ist es natürlich unsere Aufgabe, über das Internet heutzutage so viele Informationen wie möglich zur Verfügung zu stellen, sodass die Menschen schon gut informiert zu uns kommen und diese Fragen dann bei uns gar nicht mehr stellen müssen. Dass unsere Verfahren in erster Linie schriftlich geprägt sind, betrifft auch Beschwerden, denn diese werden in der Regel auch auf schriftlichem Wege bei uns abgegeben. Deshalb sehe ich in dem Kontext weniger ein sprachliches Problem, da heutzutage alles auf Knopfdruck übersetzt werden kann. Für mich verlagert sich das Sprachproblem eher auf die Fragen, wie viel digitalen Zugang ich habe und wie ich diese digitalen Möglichkeiten nutzen kann. Das wird gerade mit Blick auf die Zukunft spannend. Wir werden immer digitaler und lassen Menschen ggf. abseits stehen, aber nicht mehr wegen der Sprachfähigkeit oder Sprachunfähigkeit, sondern wegen der digitalen Möglichkeiten.

ZMI: Sie wissen, dass wir als ZMI uns für Mehrsprachigkeit und Integration in Köln einsetzen und auch darüber hinaus. Welche Rolle spielt aus Ihrer Sicht die Zusammenarbeit mit Institutionen, wie dem ZMI, mit Migrant*innenvertretungen oder ähnlichen Einrichtungen, für die Arbeit des Ausländeramtes?

Christina Boeck: Es ist für uns total wichtig, Feedback von außen zu bekommen: Wo stehen wir? Wo müssen wir uns verändern? Wo sind wir in der Sprache noch zu kompliziert? Wo holen wir die Leute nicht ab? Und ich bin sehr dankbar, dass wir im Rahmen des Bildungsbehördenprozesses ein Gremium von 12-15 Personen gründen konnten, in dem neben uns als Ausländeramt und dem Amt für Integration und Vielfalt auch Migrant*innenvertreter*innen und NGOs vertreten sind. Wir treffen uns viermal im Jahr und beschäftigen uns in diesem Rahmen mit konkreten Themen. Dadurch können wir auch immer wieder Feedback einfordern, beispielsweise, wenn wir – wie zuletzt – den Internetauftritt verändern. Wir fragen dann: Ist das verständlich? Fehlen euch Informationen? Sollte etwas umgestaltet werden? Mit dem ZMI haben wir tatsächlich noch nie zusammengearbeitet und da würde ich mich über eine zukünftige Kooperation, ein gemeinsames Projekt sehr, sehr freuen. Ich finde, da sollten wir dieses Interview zum Anlass nehmen, nachzudenken, was da sinnvoll ist.

ZMI: Vielen Dank.

Christina Boeck: Sehr gerne. Das Ausländeramt trifft mit seiner Kommunikation Entscheidungen zum Leben von Menschen, die sich konkret auf deren Bleiberecht, Identität und Zukunft auswirken. Haben Sie abschließend eine Botschaft für Menschen, die sich im Kontext dieser Behörde sprachlich ohnmächtig fühlen? Christina Boeck: Niemand muss sich im Kontakt mit uns ohnmächtig fühlen, das ist mir eine ganz wichtige Botschaft nach außen. Wir haben doch selbst ein total großes Interesse daran, dass wir die Menschen verstehen. Wir setzen wirklich alle uns zur Verfügung stehenden Möglichkeiten ein, um über Sprachbarrieren hinwegzuhelfen. Wenn es beispielsweise sprachlich zu Problemen am Schreibtisch kommt, versuchen wir zu helfen, indem jemand spontan hinzugezogen werden kann. Und wenn das nicht möglich ist, dann machen wir einen neuen Termin aus. Es ist nicht so, dass jemand denken muss: „Wenn ich sprachlich nicht weiterkomme oder nicht sehr genau und sehr konkret Deutsch spreche, dann wird mir in dieser Behörde nicht zugehört.“ Da möchte ich nach außen die Botschaft geben, uns zu vertrauen und in irgendeiner Form sprachlich mit uns in Kontakt zu kommen. Wir lernen auch gerne immer dazu und – ja – wollen uns als Behörde da auch immer weiterentwickeln.